إن الإدارة السليمة للوقت يمكن أن تخفف الضغط علينا بشكل كبير، خاصة في الحياة العملية. وبطبيعة الحال، العكس ممكن أيضا. بمعنى آخر، عدم القدرة على إدارة الوقت بشكل صحيح يمكن أن يكون أيضًا مصدرًا كبيرًا للتوتر. خاصة في هذه الأيام التي تغيرت فيها وسائل الاتصال والوصول إلى المعلومات بطريقة مذهلة. ومن الضروري الآن مواكبة الظروف المتغيرة بسرعة. وهذا لا ينطبق فقط على الموظفين أيضًا. يمكن تلخيص إدارة الوقت في استخدام المورد الموجود لديك، وهو الوقت، بأفضل طريقة ممكنة. في هذه الحالة، يمكن تلخيص الإدارة الفعالة للوقت في (1) تجنب هدر الوقت غير الضروري، (2) القيام بالعمل الذي سيؤدي إلى النتيجة الصحيحة، (3) في أسرع وقت ممكن. وهذا التعريف هو أيضًا تعريف لكلمة الإنتاجية، ولكني سأستخدم مفهوم إدارة الوقت لأنه له معنى أكبر في لغتنا. إذن، كيف نفعل الأشياء التي ذكرتها أعلاه؟ وخاصة في مثل هذا العالم المزدحم وسريع التغير؟ يمكن للإجابة على هذا السؤال أن تملأ كتابًا بسهولة، ولكن أود أن أبدأ بالنصائح العشر التي أعتبرها الأكثر أهمية.
حدد أهدافك: على المدى القصير (أسبوعيًا، شهريًا)، متوسطًا حدد أهدافك على المدى القصير (3-4 أشهر سنويًا) وأهدافك طويلة المدى (من 2 إلى 3 سنوات أو الأهداف والمثل العليا وما إلى ذلك). قم بإدراجها من المدة الأقصر إلى المدة الأطول وقم بتسجيلها إما على الورق أو إلكترونيًا. لا تكتب بالكثير من التفاصيل. تذكر أنك تقوم فقط بكتابة أهدافك، وليس كل ما تحتاج إلى القيام به. الحد الأقصى من 20 إلى 25 هدفًا هو رقم جيد، وأي رقم أكثر قد يعني أنك تبالغ في التفاصيل. احتفظ بهذه الأشياء التي كتبتها في مكان يمكنك الوصول إليه بسهولة، لأنك ستراجعها مرة واحدة على الأقل شهريًا وسترى ما إذا كنت تعمل على تحقيق هذه الأهداف.
قم بإنشاء أولوياتك وفقًا لهذه الأهداف التي حددتها: ليس من الضروري أن تكون الأهداف التي حددتها أعلاه مرتبطة بالحياة المهنية. ربما تكون قد حددت أيضًا أهدافًا لعائلتك. فكر في هذه الأهداف باعتبارها بوصلتك. الآن، عندما تبدأ وظيفة جديدة، فكر في إنفاق المال في مكان ما، وما إلى ذلك. ستكون هذه هي القيم التي سترشدك، وستكون هذه هي الأهداف التي تحددها.
إنشاء القوائم واستخدامها:يتذكر عقلك كل شيء . لم يكن مصمما ل. إذا أعطيته مهمة تذكر كل شيء، فسوف تضيع الوقت والطاقة في المشكلات التي يحتاج إلى حلها حقًا. لذا اكتب كل ما يتبادر إلى ذهنك. إنها فكرة، وظيفة عليك القيام بها، وما إلى ذلك. يمكن ان تكون. أولاً، ابدأ بكتابة الأهداف التي قمت بإنشائها أعلاه. سوف تساعدك القوائم كثيرًا في إدارة حياتك. كما يسمح لك باتخاذ قرارات أفضل بشأن المكان الذي يجب أن تقضي فيه وقتك. إما أن تستخدم قلمًا وورقة أو برنامجًا إلكترونيًا للمهام. لا يهم ما تستخدمه، مهما كان ما تشعر به بسهولة. إذا كان بإمكاني القيام بذلك باستخدام هاتفي الذكي أو مع عائلتي وما إلى ذلك. إذا كنت ترغب في مشاركة القوائم والأعمال التي قمت بها، فإنني أوصي باستخدام Wunderlist كأداة سهلة الاستخدام باللغة التركية.
لا تكن عبدًا رسائل البريد الإلكتروني: نتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. معظمنا ليس لديه وظائف تتطلب تتبع رسائل البريد الإلكتروني دقيقة بدقيقة. ومع ذلك، في معظم الأوقات نجد أنفسنا نتحقق باستمرار مما إذا كان هناك بريد جديد، أو نضع أيدينا على الفأرة أو على الهاتف. لا يقتصر الأمر على العمل الذي يأتي مع رسائل البريد الإلكتروني. قد نتلقى أيضًا بريدًا قد يصرف انتباهنا ويتسبب أحيانًا في قضاء ساعات في تصفح الإنترنت دون داع. ومع ذلك، إذا أمضينا بعضًا من هذا الوقت على الأقل في تحقيق الأهداف التي حددناها أعلاه...
-
حدد أوقاتًا معينة لقراءة بريدك الإلكتروني والتحقق من بريدك في هذه الأوقات مرات.
-
قم بإيقاف تشغيل تنبيهات البريد الإلكتروني على هاتفك، فهذا لن يؤدي إلا إلى تشتيت انتباهك. إذا كنت تستخدم جهاز iPhone، فيمكنك الإعداد لتلقي تنبيهات فورية فقط من الأشخاص الذين تعتبرهم مهمين (على سبيل المثال، رئيسك في العمل).
-
لا تترك رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد بعد قراءتها أو اتخاذ الإجراء اللازم. أرسله إلى مجلد الأرشيف باستخدام خيار الأرشيف. سيؤدي العمل في منطقة بها مئات رسائل البريد الإلكتروني إلى تشتيت انتباهك. احتفظ فقط برسائل البريد الإلكتروني التي تعمل عليها في صندوق الوارد الخاص بك. بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة تمييز ما تعمل عليه.
استخدم التقويم: سواء كان إلكترونية أو ورقية، تأكد من استخدامها. للعمل المهم الذي سيستغرق وقتا – على سبيل المثال خصص وقتًا في تقويمك لإعداد تقرير نهاية العام، ومساعدة طفلك على الدراسة استعدادًا للامتحان، وما إلى ذلك. لا تكتب كل ما ستفعله في التقويم. استخدم القوائم للمهام الخاصة بك. اترك وقتًا في التقويم الخاص بك فقط للمهام التي ستستغرق الكثير من الوقت وتتطلب منك العمل دون إزعاج. تحقق من التقويم الخاص بك كل يوم أو اليوم السابق وخطط ليومك. عند التخطيط، حاول تحديد أولويات المهام التي ستقودك إلى الأهداف التي حددتها أعلاه.
الحد من استخدامك للإنترنت، وخاصة وسائل التواصل الاجتماعي:إذا كان الوظيفة ليست مرتبطة بوسائل التواصل الاجتماعي حدد عدد الساعات التي تريد أن تقضيها على فيسبوك وتويتر وغيرها خلال اليوم وحدد أوقات معينة للدخول إلى وسائل التواصل الاجتماعي. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك أيضًا استخدام البرامج المصممة لهذا الغرض.
تعلم كيف تقول لا: لا يمكنك دائمًا القيام بكل ما يطلب منك . قبل أن تقول نعم لشيء يطلب منك، انظر إلى التقويم والقائمة الخاصة بك. ما مدى حتمية هذه الوظيفة؟ وإلى أي مدى يخدم هذا العمل أغراضك؟ أنهِ قرارك بقول نعم أو لا بعد الإجابة على هذه الأسئلة.
يجب أن يكون أول شيء تفعله في الصباح هو "أكل هذا الضفدع": "أكل الضفدع" هو المصطلح. بتعبير أدق، أصبح هذا المصطلح بعد كتاب براين تريسي 2 الذي يحمل نفس الاسم. ما يعنيه الضفدع هنا هو المهام غير السارة التي تعتبر "مهمة ولكنك لا تريد القيام بها". منطقنا هو هذا: إذا قمت بالمهمة الأكثر "إثارة للاشمئزاز" أول شيء في الصباح، فستكون قد أكملت أصعب مهمة في اليوم واسترخيت قبل الظهر. لذا تناول هذا الضفدع المقرف أول شيء في الصباح وستجد أن بقية اليوم سيكون أسهل وأكثر إنتاجية.
استمتع بنجاحاتك: حتى لو كانت صغيرة جدًا. إذا حدثت، فإننا نلاحظ إخفاقاتنا وغالبًا ما نميل إلى إلقاء اللوم على أنفسنا بسببها. لكننا لا نفعل الشيء نفسه من أجل النجاحات الصغيرة. يجب أن تكون إنجازاتنا مهمة بالنسبة لنا للاعتراف بها. ومع ذلك، عندما نحقق النجاحات، فإننا نعمل بدافع أكبر وتتاح لنا الفرصة لتكرارها. وبهذه الطريقة، نوفر إدارة أكثر فعالية للوقت والإنتاجية. حتى لو بدا الأمر سخيفًا بالنسبة لك، يمكنك تحقيق شيء لم تتمكن من تحقيقه من قبل. عندما تفعل ذلك، لاحظ ذلك وهنئ نفسك.
اتبع إجراءات روتينية في حياتك. أنشئ إجراءات معينة قبل بدء العمل، وعندما تستيقظ في الصباح في الصباح، أو قبل مغادرة العمل. لا ينبغي أن تكون هذه الإجراءات الروتينية معقدة للغاية، ولكنها ستعدك للعمل وتسهل عليك "إيقاف تشغيل المفتاح" والانتقال إلى وضع الحياة الخاصة بعد العمل. على سبيل المثال، أود أن أشارككم روتيني الصباحي. هذا الروتين الذي سأكتبه هو روتين أتبعه بعد وصولي إلى المكتب. وبطبيعة الحال، ليس من الممكن دائما تنفيذ هذا الروتين. في بعض الأحيان قد تكون هناك أشياء تحتاج إلى الاهتمام بها بمجرد مجيئك إلى العمل. ومع ذلك، فقد رأيت أن محاولة تنفيذها قدر الإمكان مفيدة أيضًا بالنسبة لي.
-
اشرب قهوة الصباح.
-
ألق نظرة سريعة على الأخبار.
-
ألق نظرة سريعة على رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان هناك بريد إلكتروني مهم، فاحفظه في برنامج المهام الخاص بك للرد عليه. (في هذه المرحلة، لست مهتمًا برسائل البريد الإلكتروني غير المهمة. إذا كنت تستخدم Gmail، فإن ميزة Gmail المتمثلة في عرض رسائل البريد الإلكتروني عن طريق تقسيمها إلى علامات تبويب تكون مفيدة هنا. فأنا أنظر فقط إلى رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في علامة التبويب الأساسية. لا أنظر إلى علامات التبويب مثل التسوق أو المنتدى أو وسائل التواصل الاجتماعي.)
-
راجع التقويم.
-
راجع المهام وقرر تقريبًا ما تريد القيام به اليوم.
تعد إدارة الوقت والإنتاجية مجالًا لا يحظى بأهمية كبيرة في بلادنا. ومع ذلك، فهو لا يساعدك فقط على إنجاز الكثير من العمل في وقت قصير، ولكنه أيضًا يقلل بشكل كبير من التوتر اليومي لأنه ينظم ما تريد القيام به.
قراءة: 0
